一种用于OA办公的智能收发文系统及方法实用新型专利

专利名称：一种用于OA办公的智能收发文系统及方法

专利类型：实用新型专利

专利申请号：CN202011602713.7

专利申请（专利权）人：广东电网有限责任公司,广东电网有限责任公司揭阳供电局
权利人地址：广东省广州市越秀区东风东路757号

专利发明（设计）人：孙旭,陈晓彬,孙玉彤

专利摘要：本申请公开了一种用于OA办公的智能收发文系统及方法，其中系统包括：数据库模块，用于根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；采集处理模块，用于采集待发送文件，并将待发送文件转换为图像后，触发图像识别模块；图像识别模块，用于根据图像中的标题、内容、发送对象分别将图像分割成若干个子区域，对每个子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字，触发匹配发送模块；匹配发送模块，用于基于映射关系，根据关键字获取待发送对象后，根据待发送对象生成目标发送列表。从而解决了现有的OA办公系统在收、发送文件、邮件时由于需要人工添加发送对象，导致容易出现缺漏且耗时耗力的技术问题。

主权利要求：
1.一种用于OA办公的智能收发文系统，其特征在于，包括：数据库模块，用于根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；
采集处理模块，用于采集待发送文件，并将所述待发送文件转换为图像后，触发图像识别模块；
图像识别模块，用于根据所述图像中的标题、内容、发送对象分别将所述图像分割成若干个子区域，对每个所述子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字，触发匹配发送模块；
匹配发送模块，用于基于所述映射关系，根据所述关键字获取待发送对象后，根据所述待发送对象生成目标发送列表；
还包括：图像增强模块；
所述图像增强模块，用于判断所述图像的分别率是否低于预置值，若是，对所述图像进行增强处理，否则触发所述采集处理模块；
还包括：通知模块；
所述通知模块，用于当生成所述目标发送列表后，根据所述目标发送列表和所述待发送文件生成目标发送文件的通知信号；
其中，所述数据库模块，具体用于：根据OA系统的历史文件流转，梳理出收发的文件、收发文单位、收发人和需流转的单位部门人员之间的关系，与文件抬头、收发文单位、段首标题和中心句建立一个映射关系数据库，用于提供关键字匹配，使得匹配发送模块可以通过接口进行调用。
2.根据权利要求1所述的用于OA办公的智能收发文系统，其特征在于，所述发送对象包括：单位、部门、班组、个人。
3.根据权利要求1所述的用于OA办公的智能收发文系统，其特征在于，所述待发送文件的类型包括：外部发文、上级发文、平级发文。
4.一种用于OA办公的智能收发文方法，其特征在于，包括：根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；
采集待发送文件，并将所述待发送文件转换为图像；
当所述图像分别率低于预置值时，对所述图像进行增强处理根据所述图像中的标题、内容、发送对象分别将所述图像分割成若干个子区域，对每个所述子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字；
基于所述映射关系，根据所述关键字获取待发送对象后，根据所述待发送对象生成目标发送列表；
根据所述目标发送列表和所述待发送文件生成目标发送文件的通知信号；
其中，所述根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系，具体包括：根据OA系统的历史文件流转，梳理出收发的文件、收发文单位、收发人和需流转的单位部门人员之间的关系，与文件抬头、收发文单位、段首标题和中心句建立一个映射关系数据库，用于提供关键字匹配，使得匹配发送模块可以通过接口进行调用。
5.根据权利要求4所述的用于OA办公的智能收发文方法，其特征在于，所述发送对象包括：单位、部门、班组、个人。
6.根据权利要求4所述的用于OA办公的智能收发文方法，其特征在于，所述待发送文件的类型包括：外部发文、上级发文、平级发文。 说明书 : 一种用于OA办公的智能收发文系统及方法技术领域[0001] 本申请涉及智能控制技术领域，尤其涉及一种用于OA办公的智能收发文系统及方法。背景技术[0002] 办公自动化系统(OA)由于其高效、便利的特点已经在各行各业得以普及。然而OA在收发文件、邮件环节，还需要通过人工进行识别查收和分发，如当文员收到一份文件时，根据文件的内容选择发给相对应的部门或个人，由于需要人工添加发送的具体部门或个人，一旦发送的部门或者个人数量非常多时，容易出现缺漏的情况，而且耗时耗力。[0003] 因此，提供一种用于OA办公的智能收发文系统及方法是亟待解决的。发明内容[0004] 本申请实施例提供了一种用于OA办公的智能收发文系统及方法，用于解决现有的OA办公系统在收、发送文件、邮件时由于需要人工添加发送对象，导致容易出现缺漏且耗时耗力的技术问题。[0005] 有鉴于此，本申请第一方面提供了一种用于OA办公的智能收发文系统，所述系统包括：[0006] 数据库模块，用于根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；[0007] 采集处理模块，用于采集待发送文件，并将所述待发送文件转换为图像后，触发图像识别模块；[0008] 图像识别模块，用于根据所述图像中的标题、内容、发送对象分别将所述图像分割成若干个子区域，对每个所述子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字，触发匹配发送模块；[0009] 匹配发送模块，用于基于所述映射关系，根据所述关键字获取待发送对象后，根据所述待发送对象生成目标发送列表。[0010] 可选地，还包括：图像增强模块；[0011] 所述图像增强模块，用于判断所述图像分别率是否低于预置值，若是，对所述图像进行增强处理，否则触发所述图像识别模块。[0012] 可选地，还包括：通知模块；[0013] 所述通知模块，用于当生成所述目标发送列表后，根据所述目标发送列表和所述待发送文件生成目标发送文件的通知信号。[0014] 可选地，所述发送对象包括：单位、部门、班组、个人。[0015] 可选地，所述待发送文件的类型包括：外部发文、上级发文、平级发文。[0016] 本申请第二方面提供一种用于OA办公的智能收发文方法，所述方法包括：[0017] 根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；[0018] 采集待发送文件，并将所述待发送文件转换为图像；[0019] 根据所述图像中的标题、内容、发送对象分别将所述图像分割成若干个子区域，对每个所述子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字；[0020] 基于所述映射关系，根据所述关键字获取待发送对象后，根据所述待发送对象生成目标发送列表。[0021] 可选地，所述采集待发送文件，并将所述待发送文件转换为图像，之后还包括：[0022] 当所述图像分别率低于预置值时，对所述图像进行增强处理。[0023] 可选地，所述基于所述映射关系，根据所述关键字获取待发送对象后，根据所述待发送对象生成目标发送列表，之后还包括：[0024] 当生成所述目标发送列表后，根据所述目标发送列表和所述待发送文件生成目标发送文件的通知信号。[0025] 可选地，所述发送对象包括：单位、部门、班组、个人。[0026] 可选地，所述待发送文件的类型包括：外部发文、上级发文、平级发文。[0027] 从以上技术方案可以看出，本申请实施例具有以下优点：[0028] 本申请实施例中，提供了一种用于OA办公的智能收发文系统，包括：数据库模块，用于根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系；采集处理模块，用于采集待发送文件，并将待发送文件转换为图像后，触发图像识别模块；图像识别模块，用于根据图像中的标题、内容、发送对象分别将图像分割成若干个子区域，对每个子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字，触发匹配发送模块；匹配发送模块，用于基于映射关系，根据关键字获取待发送对象后，根据待发送对象生成目标发送列表。[0029] 本申请的用于OA办公的智能收发文系统，根据历史文件的标题、内容与发送对象建立映射关系，当需要转发文件时，系统将带转发文件的标题和内容转为图像，通过图像识别处理获取转发文件标题和内容的关键字，从而通过已建立的映射关系和关键字进行智能匹配，生成目标发送对象的列表，不需要通过人工进行添加发送对象，避免了漏添加发送对象的情况，同时减少了大量的人工成本，从而解决了现有的OA办公系统在收、发送文件、邮件时由于需要人工添加发送对象，导致容易出现缺漏且耗时耗力的技术问题。附图说明[0030] 图1为本申请实施例中提供的一种用于OA办公的智能收发文系统架构图；[0031] 图2为本申请实施例中提供的一种用于OA办公的智能收发文方法流程示意图。具体实施方式[0032] 为了使本技术领域的人员更好地理解本申请方案，下面将结合本申请实施例中的附图，对本申请实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅是本申请一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本申请中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本申请保护的范围。[0033] 请参阅图1，本申请实施例中提供的一种用于OA办公的智能收发文系统架构图。[0034] 本申请实施例中提供的一种用于OA办公的智能收发文系统的实施例，包括：[0035] 数据库模块，用于根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系。[0036] 可以理解的是，根据系统历史的文件流转，梳理出收发的文件、收发文单位、收发人、需流转的单位部门人员之间的关系，与文件抬头，收发文单位、段首标题、中心句等建立一个映射关系数据库，用于提供关键字匹配，匹配发送模块可以通过接口进行调用。[0037] 需要说明的是，发送对象包括：单位、部门、班组、个人等；述待发送文件的类型包括：外部发文、上级发文、平级发文；又或者可以根据待发送文件的格式进行分类。本领域技术人员可以根据实际需求进行设置，在此不再赘述。[0038] 采集处理模块，用于采集待发送文件，并将待发送文件转换为图像后，触发图像识别模块。[0039] 需要说明的是，由于待发送文件的格式和类型各式各样，格式包括WORD、PDF、图片等常见格式，类型包括：公司发文、公司收文、公司会议纪要、请示报告、部门发文、部门纪要等，因此为了方便对文件进行识别，将待发送文件转换为图像，通过图像识别技术对文件的关键特征进行处理。[0040] 图像识别模块，用于根据图像中的标题、内容、发送对象分别将图像分割成若干个子区域，对每个子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字，触发匹配发送模块。[0041] 可以理解的是，由于图像中各子区域的特征，通过图像分割技术将图像分成一系列互不重叠而又具有各自特征的子区域，每一个区域是像素的连续集，特征可以时图像的颜色、形状、灰度和纹理等，从而将图像中的标题、内容、发送对象等分割成子区域，分别对每个子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字。[0042] 匹配发送模块，用于基于映射关系，根据关键字获取待发送对象后，根据待发送对象生成目标发送列表。[0043] 可以理解的是，根据已建立好的数据库模块保存的映射关系，通过获取的每个字区域的关键字自动匹配，生成需要添加发送的目标发送列表，再由用户确认目标发送列表是否需要修改，或者直接进行发送。[0044] 本申请的用于OA办公的智能收发文系统，根据历史文件的标题、内容与发送对象建立映射关系，当需要转发文件时，系统将带转发文件的标题和内容转为图像，通过图像识别处理获取转发文件标题和内容的关键字，从而通过已建立的映射关系和关键字进行智能匹配，生成目标发送对象的列表，不需要通过人工进行添加发送对象，避免了漏添加发送对象的情况，同时减少了大量的人工成本，从而解决了现有的OA办公系统在收、发送文件、邮件时由于需要人工添加发送对象，导致容易出现缺漏且耗时耗力的技术问题。[0045] 进一步地，本申请用于OA办公的智能收发文系统，还包括：图像增强模块；[0046] 图像增强模块，用于判断图像分别率是否低于预置值，若是，对图像进行增强处理，否则触发图像识别模块。[0047] 需要说明的是，由于在待转发文件转换为图像的过程中容易受到噪声等因素的影响，降低图像清晰度，因此，需要在生成图像后，对图像的清晰度、分辨率等进行判断，当不符合设定的值的时候，通过现有的图像增强技术对图像进行处理，减少图像中图像的噪声，改变原来图像的亮度、色彩分布、对比度等参数，提高了图像的清晰度、图像的质量，提升识别处理效果。[0048] 进一步地，本申请用于OA办公的智能收发文系统，还包括：通知模块；[0049] 通知模块，用于当生成目标发送列表后，根据目标发送列表和待发送文件生成目标发送文件的通知信号。[0050] 需要说明的是，为了进一步增加本申请用于OA办公的智能收发文系统的功能，在生成目标发送列表后，系统还可以根据目标发送列表和待发送文件生成目标发送文件的通知信号，通知用户进行人工检查、删除、添加、发送。[0051] 以上为本申请实施例提供的一种用于OA办公的智能收发文系统的实施例，以下为本申请实施例提供的一种用于OA办公的智能收发文方法的实施例。[0052] 请参阅图2，本申请实施例提供的一种用于OA办公的智能收发文方法的流程示意图。[0053] 本申请实施例提供的一种用于OA办公的智能收发文方法的实施例，包括：[0054] 步骤201、根据OA系统的历史文件的标题、内容与发送对象的对应关系建立映射关系。[0055] 步骤202、采集待发送文件，并将待发送文件转换为图像。[0056] 步骤203、当图像分别率低于预置值时，对图像进行增强处理。[0057] 步骤204、根据图像中的标题、内容、发送对象分别将图像分割成若干个子区域，对每个子区域进行图像识别得到每个子区域对应的关键字。[0058] 步骤205、基于映射关系，根据关键字获取待发送对象后，根据待发送对象生成目标发送列表。[0059] 步骤206、根据目标发送列表和待发送文件生成目标发送文件的通知信号。[0060] 本申请的用于OA办公的智能收发文方法，根据历史文件的标题、内容与发送对象建立映射关系，当需要转发文件时，系统将带转发文件的标题和内容转为图像，通过图像识别处理获取转发文件标题和内容的关键字，从而通过已建立的映射关系和关键字进行智能匹配，生成目标发送对象的列表，不需要通过人工进行添加发送对象，避免了漏添加发送对象的情况，同时减少了大量的人工成本，从而解决了现有的OA办公系统在收、发送文件、邮件时由于需要人工添加发送对象，导致容易出现缺漏且耗时耗力的技术问题。[0061] 所属领域的技术人员可以清楚地了解到，为描述的方便和简洁，上述描述的方法具体工作过程，可以参考前述装置实施例中的对应过程，在此不再赘述。[0062] 本申请的说明书及上述附图中的术语“第一”、“第二”、“第三”、“第四”等(如果存在)是用于区别类似的对象，而不必用于描述特定的顺序或先后次序。应该理解这样使用的数据在适当情况下可以互换，以便这里描述的本申请的实施例例如能够以除了在这里图示或描述的那些以外的顺序实施。此外，术语“包括”和“具有”以及他们的任何变形，意图在于覆盖不排他的包含，例如，包含了一系列步骤或单元的过程、方法、系统、产品或设备不必限于清楚地列出的那些步骤或单元，而是可包括没有清楚地列出的或对于这些过程、方法、产品或设备固有的其它步骤或单元。[0063] 应当理解，在本申请中，“至少一个(项)”是指一个或者多个，“多个”是指两个或两个以上。“和/或”，用于描述关联对象的关联关系，表示可以存在三种关系，例如，“A和/或B”可以表示：只存在A，只存在B以及同时存在A和B三种情况，其中A，B可以是单数或者复数。字符“/”一般表示前后关联对象是一种“或”的关系。“以下至少一项(个)”或其类似表达，是指这些项中的任意组合，包括单项(个)或复数项(个)的任意组合。例如，a，b或c中的至少一项(个)，可以表示：a，b，c，“a和b”，“a和c”，“b和c”，或“a和b和c”，其中a，b，c可以是单个，也可以是多个。[0064] 在本申请所提供的几个实施例中，应该理解到，所揭露的系统，装置和方法，可以通过其它的方式实现。例如，以上所描述的装置实施例仅仅是示意性的，例如，所述单元的划分，仅仅为一种逻辑功能划分，实际实现时可以有另外的划分方式，例如多个单元或组件可以结合或者可以集成到另一个系统，或一些特征可以忽略，或不执行。另一点，所显示或讨论的相互之间的耦合或直接耦合或通信连接可以是通过一些接口，装置或单元的间接耦合或通信连接，可以是电性，机械或其它的形式。[0065] 所述作为分离部件说明的单元可以是或者也可以不是物理上分开的，作为单元显示的部件可以是或者也可以不是物理单元，即可以位于一个地方，或者也可以分布到多个网络单元上。可以根据实际的需要选择其中的部分或者全部单元来实现本实施例方案的目的。[0066] 另外，在本申请各个实施例中的各功能单元可以集成在一个处理单元中，也可以是各个单元单独物理存在，也可以两个或两个以上单元集成在一个单元中。上述集成的单元既可以采用硬件的形式实现，也可以采用软件功能单元的形式实现。[0067] 所述集成的单元如果以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，可以存储在一个计算机可读取存储介质中。基于这样的理解，本申请的技术方案本质上或者说对现有技术做出贡献的部分或者该技术方案的全部或部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品存储在一个存储介质中，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本申请各个实施例所述方法的全部或部分步骤。而前述的存储介质包括：U盘、移动硬盘、只读存储器(英文全称：Read‑OnlyMemory，英文缩写：ROM)、随机存取存储器(英文全称：RandomAccessMemory，英文缩写：RAM)、磁碟或者光盘等各种可以存储程序代码的介质。[0068] 以上所述，以上实施例仅用以说明本申请的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本申请进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本申请各实施例技术方案的精神和范围。

专利地区：广东

专利申请日期：2020-12-29

专利公开日期：2024-07-26

专利公告号：CN112711668B